Чем отличается печать от штампа и факсимиле: простое объяснение

Печать — устройство для нанесения официального оттиска, подтверждающего подлинность подписи должностного лица или документа. Обычно она круглая и содержит полное наименование организации, ИНН и ОГРН.

Штамп — печатная форма для служебных отметок: «Оплачено», «Копия верна», дата, входящий номер. Он не заменяет подпись и не придаёт документу юридическую силу.

Факсимиле — клише, воспроизводящее личную подпись конкретного лица. Его применение допускается только в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.

Разница между этими инструментами кажется незначительной: все они оставляют оттиск на бумаге. Однако неправильное их использование может сделать документ юридически ничтожным. Ниже — основные отличия печати, штампа и факсимиле.

Печать: главный удостоверяющий инструмент

Печать содержит клише с зеркальным отображением оттиска и предназначена для заверения подписи должностного лица или документа. Чаще всего это круглая форма: диаметр гербовых печатей по ГОСТ Р 51511-2001 составляет от 40 до 50 мм.

В оттиске печати указывают полное наименование организации, ИНН и ОГРН. Для гербовых печатей дополнительно предусмотрены микротекст и элементы защиты от подделки. Эти реквизиты идентифицируют конкретное юридическое лицо.

Печать работает вместе с подписью: оттиск без подписи уполномоченного лица сам по себе не создаёт юридических последствий. Печать дополняет подпись, а не заменяет её.

С 2015 года ООО и АО вправе не иметь печать, если обязанность её использования не предусмотрена федеральным законом или уставом. Несмотря на это, печать остаётся распространённым инструментом документооборота.

Гербовые печати изготавливают только аккредитованные организации. Их учитывают в специальном журнале, хранят в сейфах и уничтожают по установленной процедуре. Простые печати — например, для справок или кадровых документов — требуют меньшего контроля, но также должны использоваться по правилам организации.

Штамп: служебная отметка

Штамп — печатная форма, чаще прямоугольная или треугольная, с текстовой информацией служебного характера. Он фиксирует факт, событие или статус документа: «Получено», «Оплачено», «Входящий №», «Копия верна», дату поступления или реквизиты организации.

Штамп не удостоверяет подлинность документа и не заменяет подпись. Например, копия с отметкой «Копия верна», но без подписи ответственного лица, не считается надлежаще заверенной.

На штампе не обязательно указывать ИНН, ОГРН или герб: достаточно текста, который помогает обрабатывать и сортировать документы. Штамп ускоряет делопроизводство и снижает количество ошибок при ручном заполнении повторяющихся отметок.

Форма штампа может быть любой, но на практике чаще используют прямоугольные клише. Апостиль также является штампом, хотя имеет особый международный статус.

Факсимиле: воспроизведение подписи

Факсимиле — клише, оттиск которого воспроизводит собственноручную подпись конкретного должностного лица. Технически это разновидность штампа или печати с зеркальным изображением подписи.

Использовать факсимиле удобно, когда руководитель отсутствует и необходимо подписать большое количество документов. Однако юридически это рискованный инструмент: статья 160 Гражданского кодекса РФ допускает факсимиле только в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Если контрагент письменно не согласился принимать документы с факсимиле, такой документ может быть оспорен. Ряд документов вообще нельзя подписывать факсимиле: например, доверенности, платёжные документы и некоторые акты органов власти.

По технике исполнения факсимиле не отличается от обычного штампа: используется клише, краска и оттиск. Разница — в правовом режиме: факсимиле воспроизводит волеизъявление конкретного лица без его личного участия.

Основные отличия